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沃尔玛供货商手册(ES)(三)
来源:Wal-mart验厂    关注:340

Ethical Standards审核程序

审核程序包括如下几个步骤:

1. 预审调查表

工厂须逐一填写回答预审调查表中所列问题,以便审核人员及ES部门初步掌握工厂以及其相关的管理运作情况。可通过如下方法索取预审调查表:
- 登录Retail Link网
- 转到Supplier Guides(供货商指南)
- 打开Ethical Standards文件页面 – 选择预审调查表

拟接受审核的直接进口供货商/工厂,须提前将填好的调查表提交相关GP办事处。审核时,美国本土供货商/工厂须在现场准备好一份填好的调查表。

2. 启动审核程序

Ethical Standards审核程序由供货商启动。供货商Ethical Standards审核申请应在船期前至少60天提出。工厂审核应在船期前至少30天完成。供货商应确保工厂在规定的时间内完成审核。收到供货商提交的《审核申请表》后,本公司将立即开始着手工厂审核程序。审核程序须在《审核申请表》提交后方可启动。Retail Link网上提供了MSWord格式电子版《审核申请表》 (可下载)。这种电子版表格位于Ethical Standards 文档版式的Supplier Guide(供货商指南)中。直接进口供货商只需在初审及年审前将填好的《审核申请表》提交给Wal-Mart Ethical Standards部门。审核一般在船期前60天完成。美国本土供货商须在每次审核前,将填好的《审核申请表》提交给Wal-Mart Ethical Standards部门。美国本土供货商的审核一般在审核提出后30-45天内完成。审核中发现的情况以及审核结果(等级)报告和补充要求一般在2周内提供。美国本土供货商、直接进口供货商及其分包商有的供货商将部分或全部订单产品包给其它工厂生产。受雇为某供应承包商生产商品的工厂即视为分包商。

生产如下商品的分包商工厂须接受Ethical Standards审核:
A. 成品
B. 带Wal-Mart商标标志的零配件
C. 明显包含在Wal-Mart出售商品中的产品、服装清洗、加工厂同样要求进行Ethical Standards审核。供货商有责任告知所有生产Wal-Mart商品的分包商。
注:供货商应向所有生产供Wal-Mart出售商品的工厂分发一份英文及本国语言对照的《供货商标准》海报。

3. 审核时间安排

直接进口供货商:《审核申请表》被受理后,相关GP办事处将着手安排审核时间、安排审核员赴现场进行审核。美国本土供货商:《审核申请表》被受理后,由总部的Ethical Standards部门安排审核时间,并指定第三方审核机构赴现场进行审核。有关事宜,供货商及工厂应向Wal-Mart's ES部门查询。Wal-Mart要求第三方审核人员接到供货商/工厂的相关电话后,转Wal-Mart ES 部门处理。

4. 审核实施:审核前见面会、工厂巡视、员工访谈、工厂文件审阅、总结会议、签署审核报告

审核范围

• 初审及年审应为全面审核。审核人员将审阅至少三个月至一年的记录。
• 跟进审核主要根据但不限于前次审核结果。跟进审核还包括薪酬及工时审查。
• 对直接进口供货商工厂进行的审核,范围还应包括C-TPAT(海关商贸反恐聨盟)要求审核。

任何工厂企图阻挠或拒绝Wal-Mart指定的审核人员进厂将导致严重后果。详阅《供货商标准》 及本手册第六章。审核人员无法进厂,便无法确定相关工厂符合《供货商标准》的情况。对美国本土供货商的工厂进行审核时,将收取审核费。工厂联系人资料不齐或是不准确、工厂方面管理人员对审核及接待审核人员的相关要求不了解会严重影响审核时限。供货商应帮助工厂相关人员了解Wal-Mart公司《供货商标准》相关要求。按照事先安排进行审核时,工厂方面负责人及/或供货商须在场,并在提出改善措施等内容的现场报告上签字确认。进行审核时,必须有工厂方面负责人在场。如工厂方面负责人未到场,直接进口供货商仍应承担第三方审核费用。

整个审核程序包括如下活动:

一、审核前见面会
二、工厂巡视
三、员工访谈
四、工厂文件审阅
五、总结会议
六、签署审核报告

一、审核前见面会

审核人员抵达工厂后,先与工厂管理人员见面。工厂管理人员应提供填好的工厂调查表。此阶段,审核人员还将核实工厂的营业执照,并对工厂提交的资料一一核实确认。

二、工厂巡视

审核前见面会结束后,审核人员将在厂区内巡视。一般情况下,审核人员进行巡视时,只需要工厂管理人员的最低限度协助。在尽可能少的监视之下,审核人员才能以最有效的方式进行审核。当然,因工厂规模不同,巡视所需时间会有不同。

审核人员将在生产区与工厂员工进行简短对话,询问机械操作及其它与Wal-Mart《供货商标准》相关的问题。此外,审核人员可能会测量空间、测试防火设备及其它设备是否处于受控状态,并检查维修、保养记录。巡视结束时,审核人员将要求提供有关人事、工时及工资记录的文件。工资审查根据工厂规模大小而定。

三、员工访谈

员工访谈属于评估行为守则(《供货商标准》)问题的行业标准。Wal-Mart认为了解员工意见是审核程序中不可缺少的一环。审核结果及发现的情况可以通过这类面谈获得确认。

员工访谈应在生产区以外单独进行。工厂管理人员应提供一间单独的面谈室。面谈时,工厂管理人员或其代表不得在场。面谈员工人数不少于15人,最多不超过25人,具体人数视工厂规模而定。面谈对象应为代表厂内男女员工、从厂内不同部门挑选出来的代表。此外,最好选择关键生产岗位的员工。通常,审核人员将在巡视工厂时挑选好面谈物件。如文件审阅过程中发现一些问题,也可以随时能请相关员工前来面谈。

四、工厂文件审阅

为进一步确保Wal-Mart《供货商标准》的正确贯彻、执行,Wal-Mart或Wal-Mart指定的第三方将会采取工厂现场检查等措施,以确保《供货商标准》得到正确贯彻、执行。未能通过工厂现场检查或拒绝接受工厂现场
检查、相关文件检查的供货商将面临立即取消剩余订单、商品拒收、退货、终止业务往来等后果。

五、总结会议

按照事先安排进行审核时,工厂管理人员代表及/或供货商须在场,并在提出改善措施等内容的现场报告上签字确认。审核人员将在总结会议上与厂方一起总结审核结果,并与工厂管理人员讨论发现的不符合Wal-Mart公司《供货商标准》之处。审核人员将编写一份现场报告,内容包括审核过程中发现的违规行为及改善措施建议。总结会议期间,审核人员将讨论现场报告中指出的问题及提出的改善措施。工厂管理人员及审核人员应在现场报告上签字确认。这样可确保工厂管理人员也有一份关于问题(违规行为)及补救建议记录。工厂管理人员应采取措施处理现场报告中指出的问题。工厂管理人员应在跟进审核见面会时,将编写好的《行动计划》提交给审核人员。跟进审核期间,审核人员将确认措施的执行情况。供货商及/或工厂应多与区域办事处联系,就现场报告的问题及/或建议及时沟通。

审核重点

Wal-Mart根据需要及时评估并更新审核项目核对表。详阅附录B。所提供清单仅供参考。清单根据需要及时更新、修改。

美国海关商贸反恐联盟(C-TPAT)(直接进口商适用)

供货商/工厂须将填好的有关C-TPAT问题调查表提交给本地区ES办事处。ES部门将检查工厂审核安全方面要求的落实情况。审核期间,审核人员将参照调查表的回答,评估安全程序,并提出改进建议。

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